Funkcia „Priraďovanie dokumentov v systéme PROLUC“ je na spracovanie jednoduchý nástroj, ktorým priradíte ľubovoľný dokument v PDF formáte k záznamu v systéme PROLUC.
 

  • Kedykoľvek si užívateľ potom môže otvoriť príslušný dokument a nie je nútený otvárať šanón s originálom.

  • Program eviduje všetky doklady v databáze a umožní vyhľadávať dokument podľa 3 indexovaných údajov. Je to rýchle riešenie ako okamžite nájsť hľadaný dokument ( zmluvu, došlú faktúru, objednávku a pod. )
Popis zapracovaných funkcií s priraďovaním a otváraním:  
 
Dodávateľské faktúry (modul PROLFA)
 

Priradenie ľubovoľného počtu skenovaných dokumentov k dodávateľskej faktúre. Určené hlavne na priradenie skenovanej došlej faktúry, dodacích listov alebo ďalších dokumentov, ktoré si potrebujete priradiť k príslušnej došlej faktúre.
Náhľad dokumentu z časti evidencia faktúr Vstup/Oprava ako aj z časti Spracovanie „Výber faktúr“ a Štatistika faktúr“.
. Príklad otvorenia/náhľadu originálu  dodávateľskej faktúry v evidencii alebo výbere faktúr
 
Odberateľské faktúry (modul PROLFA)
 

Priradenie ľubovoľného počtu skenovaných dokumentov k faktúre. Určené hlavne na priradenie skenovanej faktúry, dodacích listov alebo ďalších dokumentov, ktoré si potrebujete priradiť k príslušnej faktúre.
Náhľad dokumentu z časti evidencia faktúr Vstup/Oprava ako aj z časti Spracovanie „Výber faktúr“ a Štatistika faktúr“.
 
Pohľadávky a Záväzky  (modul PROLFA)
 

Priradenie ľubovoľného počtu skenovaných dokumentov k dokladu evidovanom v došlých záväzkoch ( došlé zálohy, leasing a pod.) a vyšlým pohľadávkam.
 
Došlá a vyšlá pošta (modul PROLFA)
 

Priradenie ľubovoľného počtu skenovaných dokumentov k záznamu o došlej a vyšlej pošte.
 
Adresár (PROLFA)
 

Priradenie ľubovoľného počtu dokumentov (zmluvy, záznamy z rokovaní a pod.) na príslušnú adresu.
. Príklad otvorenia/náhľadu zoskenovaného originálu dokumentu  priradeného ku adrese - zákazníkovi.
 
Spracovanie účtov  (modul PROLUC)
 

Náhľad dokumentu pri spracovaní stavu účtu 321. Čo účtovníkovi pomôže ihneď zobraziť dodávateľskú faktúru.
Náhľad dokumentu pri spracovaní stavu účtu 311. Čo účtovníkovi pomôže ihneď zobraziť faktúru.
Je to výborná funkcia, kedy si účtovník môže overiť správnosť zaúčtovania jednotlivého dokladu bez nutnosti ručne hľadať doklad.
. Príklad otvorenia/náhľadu zoskenovaného originálu dokumentu  pri spracovaní účtu 321.
 
Účtovný denník, priradenie k dokladu  (modul PROLUC)
 

Priamo v účtovnom denníku je možné priradiť zoskenovaný dokument v PDF k ľubovoľnému zaúčtovanému dokladu.
 
Pokladňa (modul PROLPO)
 

V pokladni  je možné priradiť ku každému pokladničnému dokladu zoskenovaný originál.
 
Personalistika (modul PROLMY - Mzdy)
 

Funkcia umožňuje priradiť dokumenty uložené v PDF formáte (respektíve zoskenovaných a uložených do PDF formátu) priradiť ku karte pracovníka.
Predtým, ako začnete používať funkciu v mzdovom programe, si treba uvedomiť citlivosť personálnych dokumentov, ktoré treba zvlášť dôsledne chrániť pre zneužitím. Keďže sa budú ukladať v elektronickej forme na PC alebo externý harddisk alebo USB kľúč, treba si uvedomiť, kde a ako ich môžeme najviac uchrániť pred „prečítaním“ inou osobou, než ktorá k tomu má oprávnenie.
Najbezpečnejšie je pdf dokumenty chrániť zadaním hesla na ich otvorenie priamo pri vytváraní PDF verzie dokumentu. Takto ich otvorí iba ten, kto pozná heslo.

 
Majetok  (modul PROLIM)
 

Ku karte majetku, dlhodobý alebo aj krátkodobý môžete priradiť PDF dokument.
 
Vyhľadávanie:
 

Ku každému priradenému dokumentu môžete zadať ľubovoľnú poznámku a dva samostatné „vyhľadávacie kľúče“, ktoré Vám pomôžu okamžite nájsť príslušný dokument napr. podľa čísla zmluvy.
Upozornenie na doklad:
 

V evidencii faktúr sa zobrazuje symbol, či má doklad priradený skenovaný dokument. Tým obsluha vie okamžite, že napr. niekto zabudol priradiť PDF súbor danému dokladu ....
 
Poznámka výrobcu:
 

Ak máte záujem o túto funkciu " Priraďovanie skenovaných dokumentov " kontaktujte nás na infopro@infopro.sk .
 

Funkcia nie je súčasťou základných modulov. Funkciu je možné si doobjednať. V cenníku funkciu nájdete pod bodom 42. ( cenník.pdf )